El horario perfecto

No hay límite de tiempo, puedes empezar cuando quieras

(El extraño caso de Benjamin Button)

“No tengo tiempo!” es una famosa frase de lamentación que suele ir acompañada sobre todo de “por culpa de mi trabajo”.

No tengo tiempo para hacer deporte, para viajar, para estar con mis hijos, para ver a mis familiares, amigos, para mis aficiones, para emprender un negocio, para hacer ese curso que me gustaría hacer, para estudiar, para pintar, para bailar, para divertirme… No tengo tiempo para vivir.

Algunos de los que ponen al trabajo (o incluso a los hijos) como excusa para auto convencerse de que no pueden hacer aquello que anhelan esconden en realidad: miedo al fracaso, a ser juzgados por los demás (sobre todo por los que tampoco lo intentan), incapacidad o pereza para enfrontarse al esfuerzo para empezar algo e incluso una mezcla de todo ello a la vez.

Sobre gestión eficiente del tiempo podemos encontrar muchísimos libros y manuales, sin embargo hablaremos además de algunos conceptos que en ocasiones pueden pasarse por alto.

¿Qué harías si tuvieras tiempo de sobras?

Imagina por un momento que no tuvieras que preocuparte lo más mínimo por tus ingresos económicos, que no tuvieras que destinar ni un minuto a ello y que pudieras disponer de dinero cuando quisieras…

¿Quién no ha imaginado eso alguna vez?

Y bien… ¿qué harías? ¿A qué destinarías tu tiempo? ¿Cambiarias tu vida? ¿En qué aspecto o aspectos?

No se suele tener la mente preparada para ello. Algunas personas seguirían trabajando de lo mismo porque aquello que hacen les apasiona, otras se volcarían de lleno en sus aficiones, su familia, a ayudar a otros en una ONG (…muchos multimillonarios se dedican a la filantropía).

Sin embargo otros descubrirían que no tienen pasión alguna en la vida y de repente se sentirían vacíos o deprimidos… Aquel trabajo al que dedicaban su vida era lo único que tenían en realidad.

¿En cuál de los dos grupos crees que estarías tú?

Un estudio hecho en EEUU que realizaba el seguimiento a personas a las que les había tocado la lotería demostraba que la mayoría de ellas acababan a lo largo de los años en una situación peor a la anterior, con las relaciones personales deterioradas y en una situación económica inferior.

Evidentemente, un incremento brusco de un dinero que nos llega por azar, fruto de ningún esfuerzo, puede provocar esas situaciones, además de envidias y conflictos familiares pero… ¿puede ser también provocado por la falta de rumbo y objetivos personales en la vida? Probablemente también.

Una buena noticia

La buena noticia es que todos tenemos el mismo tiempo: 24 horas al día y 365 días al año. El cómo y en qué destinemos nuestro tiempo es lo único que marca la diferencia, es algo tan obvio que solemos pasarlo por alto.
Parece que no podemos hacer nada al respecto pero estamos continuamente discriminando y priorizando nuestro tiempo y así elegimos hacerlo.

Parece que no podamos hacer nada al respecto pero estamos continuamente discriminando y priorizando nuestro tiempo, y así elegimos hacerlo.

Así lo hacemos cuando decidimos realizar horas extras en el trabajo a cambio de dinero o reconocimiento, cuando dedicamos noches y fines de semana a levantar nuestro propio negocio, cuando dedicamos tiempo a nuestros familiares o cuando nos tiramos en el sofá a ver la televisión.

Ninguna elección es buena o mala en sí misma, nuestro tiempo podemos invertirlo como queramos, pero después hay que ser consecuente y no lamentar que el tiempo sea limitado cuando no podamos hacer otras cosas.

Esbozar un horario óptimo teniendo en cuenta el briefing

Una buena manera de empezar a encontrar tiempo para nosotros mismos y realizar nuestros sueños, es esbozando un horario.

Hacer el esfuerzo de plasmar un horario lo más realista posible, con asignaciones de tareas y duración de las mismas y comprometernos con él, puede ser el primer gran paso para ir alcanzando mediante pequeños objetivos todo aquello que nos propongamos. Así que tratar de fabricar un horario óptimo, aquello que teníamos de niños en el colegio, puede sernos de gran utilidad.

Un horario los suficientemente realista y flexible para ir adaptándolo progresivamente, hasta interiorizarlo y convertirlo en hábito.

De la misma manera, en ese horario, debería incluirse un tiempo previo para planificar las acciones a realizar dentro del mismo horario, es decir, hacer briefing antes de realizar acciones concretas durante un periodo de tiempo más largo.

El briefing es una tarea previa muy importante que nos ayudará a planificar el tiempo, las acciones a realizar y la duración de cada una de ellas, a tener en cuenta los recursos que nos harán falta para realizarlas o a tener en cuenta las posibles acciones externas que no dependen de nosotros mismos pero que pueden tener un gran impacto en nuestros objetivos.

Hacer briefing nos puede ayudar a prever muchos de los escenarios posibles y a anticiparnos a posibles dificultades que pudieran surgir, estando así más preparados llegados el momento.

Así mismo, deberíamos siempre tener unos objetivos a largo plazo y dividirlos éstos en otros más corto plazo, pensando siempre en las posibles alternativas si vemos que alguna cosa ha fallado o hemos sufrido imprevistos negativos ajenos a nuestro control.

Inversiones de tiempo

Puedes invertir tu tiempo de muchas maneras y en muchas cosas, pero ahora me gustaría centrarme en tres de ellas:

  • Invertir tu tiempo en desarrollar proyectos de otros: Es lo que se hace cuando se trabaja para otros a cambio de un sueldo, a cambio de un precio/hora. Dedicas tu tiempo a desarrollar una marca o una compañía que pertenece a otros. Mayoritariamente se realiza a cambio de remuneración económica aunque también puedes obtener beneficios como conocimientos, experiencia laboral, contactos, etc.Estás alquilando tu tiempo a cambio de dinero. Es una situación de dependencia total de la marca o empresa en la que se está contratado y suele tener poca o ninguna flexibilidad en los horarios, ocupando éstos la mayor parte del día (7, 8 o más horas al día) y no por ello es bueno o malo en sí mismo.
  • Invertir tu tiempo en tu propio desarrollo: Es lo que haces cuando eres propietario o estás asociado en una empresa o una marca. Los logros de esa empresa o marca siempre te van a pertenecer en parte. Si estás asociado significa que participas total o parcialmente en las decisiones estratégicas de la organización. Si la organización goza o gozó de prestigio se te va a considerar en parte responsable de ello, algo que tiene infinitamente más poder e influencia que cualquier currículum de cualquier empleado por brillante éste que sea.

    Pero también estamos invirtiendo tiempo en nuestro propio desarrollo cuando nos formamos y especializamos, ya sea en habilidades profesionales o en desarrollar cada vez mejor algo (incluso una afición). Cualquier tema que nos apasione y que hoy nos parezca un mero hobby se puede convertir en un futuro negocio si somos cada vez mejores en ello, convirtiéndonos en expertos en la materia.Existen expertos bien cotizados en cualquier campo, así que no subestimes ninguna de tus aficiones.Otras maneras de invertir tiempo en nosotros mismos: dedicar tiempo al desarrollo afectivo con nuestros seres queridos, hacer deporte para mantenernos en forma y gozar de buena salud, hacer yoga o meditación para relajarnos, dedicar tiempo a comprar alimentos más saludables, etc.

  • Invertir tu tiempo en algo que va a “liberar tu tiempo” en el futuro: Puedes invertir tu tiempo en crear un negocio, algo que te puede dar dinero y que puede hacer que te apasione tu trabajo, aunque es probable que no vaya a darte tiempo (por lo menos en los inicios) sino todo lo contrario, que vaya a consumirlo por completo. Pasar tiempo haciendo algo que te gusta está bien, hay personas apasionadas de su trabajo sean propietarias, asociadas o contratadas. El tiempo les pasa volando en su trabajo y son felices en él.Dependiendo de cuáles sean tus objetivos, si lo que buscas es tener más tiempo para ti sin preocuparte demasiado de las necesidades económicas puedes realizar inversiones grandes de tiempo de forma puntual para gozar de tiempo libre más adelante. Eso se puede lograr con un negocio de ingresos pasivos. Un ingreso pasivo es una remuneración económica que no requiere de tu tiempo, por ejemplo: una vivienda en propiedad que tienes alquilada. Claro que para comprar la vivienda primero debes hacer una fuerte inversión económica para adquirirla.Sin embargo, un negocio de ingresos pasivos online reduce drásticamente la inversión económica inicial, aunque suele requerir de tiempo para prepararla (o, nuevamente, disponer de dinero para que te la preparen): e-commerce, blogs, webs de venta especializadas, canales de youtube, etc.De manera que debemos sacrificar tiempo para construirlas pero una vez realizadas no requerirán de nuestro tiempo de forma constante, debiendo ser monitorizadas puntualmente. Ello puede liberarnos tiempo ya sea porque vivimos plenamente de ello, porque reduce la necesidad de realizar horas extras en el trabajo o por que se complementa con un “negocio tradicional” o de ingresos no pasivos.
  • Bancos de tiempo: Existen otras maneras de lograr liberar tu tiempo sin necesidad de una inversión económica. Los bancos de tiempo son plataformas que te permiten canjear el tiempo que tú dedicas a ayudar o a prestar servicios a otras personas para que posteriormente te los presten a ti. Ello puede permitirte realizar aquello que se te da bien (e incluso te gusta hacer) y que pueden ser de utilidad para otras personas. A cambio puedes delegar tareas que no se te dan bien o no te gusta hacer y que sientes que te roban tiempo.

En todas estas situaciones hay consideraciones matizables en función de cada caso y cada contexto, y no son las únicas. Ninguna de ellas es buena o mala en sí misma, simplemente se trata de elecciones que hacemos en nuestra vida porque, recuerda que siempre, en última instancia la elección es solamente tuya.

El poder de la constancia

“No esperes hasta el final de tu vida para hacer lo que deseas” – (Antes de partir)

Una de las mejores maneras de lograr tus objetivos, sean éstos cuales sean, es realizando pequeñas inversiones de tiempo de forma periódica y constante.

Perseverar y mantener la regularidad en algo no es fácil, requiere disponer de una firme disciplina. Cuando nos disponemos a empezar algo, sea lo que sea, solemos mentalizarnos para ello, la ilusión por la novedad nos da una energía inicial extra pero mantener la rutina en ocasiones se vuelve difícil con el paso del tiempo. Piensa por ejemplo en los habituales propósitos de año nuevo: hacer una dieta regulable, ir al gimnasio, etc. Algo parecido puede ocurrir con proyectos personales más ambiciosos: leer más, escribir, apuntarse a unas clases de inglés, emprender un negocio, etc.

Otro de los frenos que nos puede llevar a abandonar es la impaciencia por la obtención de resultados.

Algunos proyectos necesitan de varios años de trabajo constante sin que los frutos de nuestra inversión se hagan visibles.

Sin embargo, si logramos mantenernos perseverantes podemos realizar cualquier cosa que nos propongamos. Mantener una regularidad nos permitirá mejorar y consolidar aquellos proyectos que iniciamos con tanta ilusión y energía (cuando probablemente todavía no éramos conscientes de las dificultades que conllevaría). De hecho, muchas disciplinas solamente se pueden lograr con constancia y con largos periodos de tiempo.

Se trata por lo tanto de priorizar la periodicidad por encima de la cantidad. Es mejor fragmentar las tareas al máximo pero realizarlas lo más regularmente posible que intentar realizarlas todas en un periodo corto de tiempo: es mejor hacer 30 minutos de lectura o de ejercicio físico al día que 4 horas seguidas en un solo día por semana. Probablemente nos sea más fácil encontrar 30 minutos que 4 horas seguidas y sin interrupciones, además de que nuestro rendimiento (físico y psíquico) no será el mismo.

Por supuesto, estamos hablando de objetivos a medio o largo plazo ya que difícilmente podremos fragmentar tareas en pequeñas cantidades durante un período largo de tiempo si tenemos que resolver algo de forma urgente. En ése caso deberíamos trabajar para lograr que el mínimo de nuestras tareas lleguen a volverse urgentes.

Integrar en nuestro ritmo vital un hábito de forma inquebrantable nos permitirá cumplir la mayor parte de los objetivos que nos propongamos.

Si además aprendemos a disfrutar del hábito en cuestión independientemente del éxito de los resultados obtenidos las probabilidades de lograrlo aumentarán.

La clave está en encontrar la relación óptima cantidad-periodicidad adecuada para cada tarea, algo que ofrece un sinfín de posibilidades y que cada cual debe saber realizar en función de su contexto y sus objetivos.

La percepción del paso del tiempo

Existen personas que son padres/madres de familia, dedican tiempo a sus hijos/as, han logrado alcanzar sus metas profesionales y se sienten realizados a nivel laboral, algunos incluso han creado una o varias empresas, mantienen una dieta equilibrada, están en forma física y psicológica, tienen aficiones y además tiempo para el ocio.

¿Cómo es posible que éstas personas puedan realizar todas éstas cosas mientras otras no tienen tiempo para ni siquiera la mitad de ellas?

No estamos hablando aquí de tratar de convertirse en Superman o Superwoman.

Obviamente se trata de personas organizadas y que saben gestionar el tiempo de forma eficaz, pero veamos qué características hacen que logren lo que otros no pueden:

Son planificadores:

Una de las cosas más importantes a la hora de gestionar eficazmente nuestro tiempo es aprender a planificar las tareas a realizar en función del tiempo que nos ocupan.

El famoso timing o diagrama de tiempos es un cronograma en el que se refleja el tiempo que nos ocupa la ejecución de una tarea así como el tiempo que nos llevará la preparación del mismo (Por ejemplo hacer un pastel: compra de los ingredientes 20 minutos, manipulación y mezcla 15 minutos, cocerlo en el horno 30 minutos, fregar los utensilios 10 minutos, etc).

Visualizar las tareas en un gráfico temporal nos permitirá organizarnos mejor, pensar en los recursos que necesitamos para llevarlas a cabo y lo más importante: podremos solapar tareas.

Solapar una tarea significa que nos dedicamos a otra tarea mientras esperamos a que otra se ejecute (Por ejemplo: mientras esperamos que el pastel se cueza en el horno (30 minutos) fregamos los utensilios (10 minutos) y los 20 minutos restantes los dedicamos a organizar la tarde. La ejecución de fregar los utensilios y organizar la tarde es compatible con la ejecución del pastel en el horno sin que ninguna de las tareas se vea afectada).

Algo tan sencillo puede volverse complejo cuando tenemos muchas tareas por realizar y la planificación debe hacerse a medio largo-plazo (mensual o anualmente), como por ejemplo: combinar nuestra vida familiar con el empleo actual y aventurarnos a la vez a emprender un negocio.

Ordenar y clasificar todas las tareas que ello implica nos ayudará por una parte a concretar las acciones adecuadas para llevarlo a cabo y por otra a organizarnos temporalmente de manera eficiente. A su vez, disponer de un cronograma nos ayuda a destinar recursos materiales para que las acciones se cumplan así como a decidir qué acciones merecen más la pena ser automatizadas (si es posible) o a ser delgadas a terceros (recursos humanos) para poder destinar una mayor cantidad de nuestro tiempo a acciones que consideramos prioritarias.

Solapar tareas llena los “tiempos muertos” y hace que nuestro rendimiento se vuelva más eficiente si tenemos una guía clara (cronograma) que nos indica los tempos exactos.

Aunque hay personas que tienen mentalmente muy claros estos cronogramas, es muy útil dibujar las barras de tiempo, especialmente si vamos a solapar varias tareas a la vez. Se trata de una herramienta habitual en la gestión de proyectos y que puede ser incorporada fácilmente tanto en nuestra vida profesional como en la personal.

Cronograma con elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.

Saben priorizar:

Otra virtud esencial para cumplir nuestros objetivos es administrar adecuadamente la energía que destinamos a cada tarea en función de su importancia/urgencia.

Tener la capacidad adecuada para resolver las tareas urgentes para que éstas no se vuelvan un problema y evitar que las cosas importantes se vuelvan urgentes por medio de una previsión y planificación adecuadas.

Matriz de Covey: Organización del trabajo según su urgencia y grado de importancia.

También es importante importante es saber dar por finalizadas las tareas en el momento adecuado ya que un exceso de perfeccionismo en los detalles nos hará consumir un exceso de recursos con un impacto cada vez más pequeño en los resultados.

Gráfico de eficiencia productiva según el tiempo invertido en una tarea determinada.

Aprecian el valor del tiempo

Entender que el tiempo es un recurso valioso (en realidad más importante que el dinero) hará que nos fijemos en aquellos parásitos de tiempo que lo consumen y que no solo no nos aportan nada si no que además se están convirtiendo en barreras que nos impiden llegar a nuestras metas.

En ocasiones perdemos el tiempo sin darnos cuenta y en otras lo perdemos por que otros nos lo imponen: distracciones, interrupciones, llamadas comerciales, etc.

Saben renunciar

De la misma manera, debemos ser coherentes y no lamentarnos de no tener tiempo para cosas importantes sin aprender a hacer sacrificios. No podemos encontrar tiempo para hacer deporte, estar más tiempo con nuestros hijos o montar un negocio si no sabemos sacrificar el tiempo que dedicamos por ejemplo a cosas menores como Facebook, series de ficción o a dormir una hora más por la mañana.

Son disciplinados

Como ya hemos dicho la constancia es otro de los requisitos vitales para lograr nuestros objetivos y nunca seremos constantes si no somos estrictamente disciplinados en el cumplimiento de los hábitos diarios.
No somos robots y no todos los días tenemos el mismo estado de ánimo, sin embargo tener el compromiso de cumplir con lo propuesto incluso en los días difíciles, afrontar la pereza, el miedo al fracaso o la desmotivación que a veces nos invade simplemente no haciendo caso a los pensamientos negativos y poniéndonos manos a la obra.

Piensan a largo plazo sin renunciar al presente

Como también hemos comentado, los resultados no son siempre inmediatos. Ser paciente y tener claro que las tareas que ahora estamos realizando tendrán unas consecuencias a largo plazo (también las que estamos dejando de hacer) es de vital importancia para lograr los proyectos más ambiciosos o cambios de rumbo importantes en nuestras vidas.

Aprecian el momento

Puede parecer incompatible con el punto anterior, pero pensar a largo plazo no significa hacerlo a costa del momento presente. Por desgracia existen personas que viven continuamente en un futuro que nunca llega, algo que suele generar una enorme ansiedad.

Aprender a gozar del momento con atención plena hará que tengamos una satisfacción doble si todo sale bien: la del proceso y la del resultado.

Se suele producir la paradoja de que las personas que logran resultados exitosos son aquellas enamoradas y apasionadas de la tarea que realizan rutinariamente y a las que no les importa tanto el resultado en sí mismo.

Si los resultados no son satisfactorios por lo menos habremos disfrutado del camino, además de aprender valiosas lecciones.

El juez que nos espera en la tumba

Sólo tú puedes decidir qué hacer con el tiempo que se te ha dado

(El Señor de los anillos)

Bronnie Ware, una trabajadora social y escritora australiana que trabajó muchos años en cuidados paliativos atendiendo a ancianos moribundos, recopiló los principales remordimientos que éstos tenían literalmente en el lecho de la tumba. La mayoría de éstos remordimientos estaban relacionados con el uso que hacemos de nuestro tiempo, especialmente del tiempo que sentimos que hemos gastado en algo que no queríamos y que nos ha evitado a hacer lo que sí queríamos. Muchos de ellos se arrepintieron de no haber arriesgado más. Éstos fueron los cinco conceptos más comunes:

  1. “Ojalá hubiera tenido el coraje de hacer lo que quería hacer”. “Ojalá hubiera tenido el coraje de hacer lo que realmente quería hacer y no lo que los otros esperaban que hiciera”.
  2. “Ojalá no hubiera trabajado tanto”. “porque eso los había hecho perder el equilibrio y como resultado habían perdido muchas cosas en su vida. Se perdieron la niñez de sus hijos y la compañía de sus esposas” comenta la autora.
  3. “Poder expresar mis sentimientos”. “Me hubiese gustado tener el coraje para expresar mis sentimientos” “Mucha gente reprime sus sentimientos para mantenerse en paz con los demás. Es por ello por lo que se instalan en una existencia mediocre y nunca llegan a convertirse en lo que verdaderamente son capaces de ser”.
  4. “Más contacto con los amigos”. “Muchos han quedado tan atrapados en sus propias vidas que han dejado amistades de oro perderse a través de los años” “Vi un muy profundo remordimiento por no haber brindado a esas amistades el tiempo y el esfuerzo que merecían. Todos extrañan a sus amigos cuando se están muriendo”.
  5. “Haber sido más feliz”. “haberme permitido ser más feliz”. “Muchos no se dan cuenta hasta el final de que la felicidad es una elección. El miedo al cambio los ha llevado a fingir ante los demás, y ante sí mismos, que eran felices. Cuando en su interior ansiaban poder reírse con ganas y tomarse la vida con humor”.

Un conjunto de reflexiones que inevitablemente nos hace pensar que dedicar nuestro tiempo a algo que no nos gusta y realmente no queremos a cambio de una (inexistente y falsa) seguridad nos acabará pasando factura en la conciencia algún día.

Otra buena noticia: el horario perfecto no existe

A los que los horarios intensos les generan ansiedad podemos darles otra buena noticia: no existe el horario perfecto.

La impaciencia por querer lograr un objetivo a toda costa puede ser igual de paralizante que la misma pasividad. Aunque esto pueda parecer contradictorio con lo dicho anteriormente no lo es en absoluto.

Lo que sí existen son horarios óptimos para lograr objetivos. Es decir, si planificamos adecuadamente, somos constantes, disciplinados y llevamos a cabo una gestión del tiempo eficaz tendremos una mayor probabilidad de cumplir nuestros objetivos. Se trata de una cuestión de probabilidad.

Sin embargo, nunca podremos tenerlo absolutamente todo bajo control, debido al papel del azar.

Llamémoslo como más nos guste: azar, suerte, karma, destino o providencia.

No hay fórmulas, sea lo que sea que tratemos de realizar en la vida puede ocurrir que demos los pasos correctos, planifiquemos eficazmente todas las acciones a realizar y sin embargo fracasemos estrepitosamente.

Cuánto más perseveremos y más eficazmente gestionemos nuestro tiempo para lograr algo, más probabilidades tendremos de hacerlo tarde o temprano. Por lo menos mucho más que las personas que no lo intentan, los cuáles también están sometidos a los mismos caprichos del azar (podrán tener suerte alguna vez pero no siempre).

El quid de la cuestión es tener la sensatez y la actitud adecuada para saber aplicar lo dicho anteriormente pero también la capacidad de flexibilizar y adaptar nuestro horario en función de nuestras necesidades y los imprevistos.

Aunque nadie dijo que fuera fácil saber cuándo, romper nuestro horario con improvisaciones y actos espontáneos puede sernos también de utilidad para ver lo que sucede, saber si estamos siguiendo el rumbo adecuado e incorporar en nuestros hábitos las correcciones que consideremos oportunas.

Debemos evitar que nuestro horario se convierta en una trampa y nos sirva también como excusa o como zona de confort.

Solo con el tiempo podremos saber si los objetivos que queremos alcanzar nos convenían o si estábamos equivocados de rumbo, así que si nos esforzamos y hacemos todo cuánto está en nuestra mano podemos relajarnos y esperar acontecimientos.

Un horario no es una fórmula mágica e inamovible, debería ser una guía en constante evolución que nos ayude a lograr objetivos (personales y profesionales) y en definitiva a mejorar como personas.